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Buchhaltung Apotheke: Datenservice für Steuerberater

Apothekenbelege, Großhandelsabrechnungen und Zahlungsströme für den Steuerberater aufbereiten. Pharmazeutische Daten ergänzen die Buchhaltung der Kanzlei.

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Buchhaltung für Apotheken

Kanzleibuchhaltung · Apothekenbelege · Datenqualität

Buchhaltung für Apotheken

Der Service verbindet Großhandelsrechnungen und Gutschriften, Warenwirtschaft, Rezeptabrechnung, Kasse, Bank, Direktbezug, Warenlager und Hochpreiser zu einer dokumentierten Daten- und Prozesssicht. tiger.PHARMA übernimmt pharmazeutische Plausibilisierung und Buchhaltungsvorbereitung; Buchung, Kontierungsvorgaben, Steuerdeklaration, Bilanzierung und Abschlussentscheidungen bleiben bei der Steuerkanzlei.

tiger.PHARMA Kompetenz

Themen, die wir beherrschen

Ihr Auftrag: Unterlagen und Prüfpunkte

Ihr Auftrag: Unterlagen und Prüfpunkte

Die Buchhaltung eines Apothekenmandats wird leichter prüfbar, wenn Belege und Vorgänge fachlich zugeordnet sind. Wir unterstützen die Aufbereitung von Großhandelsabrechnungen, Rezeptabrechnung, Retouren und Zahlungsbewegungen. Kontierung und steuerliche Beurteilung werden mit der Kanzlei abgestimmt.

  • Belegarten, Zahlungswege und Abrechnungsperioden
  • Fehlende Zuordnungen und wiederkehrende Rückfragen
  • Vereinbarte Schnittstelle zur Kanzlei
Vom Prüfergebnis zur Umsetzung

Vom Prüfergebnis zur Umsetzung

Ein abgestimmter Daten- und Belegprozess beschreibt Übergabe, Vollständigkeit und Rückfragen. Der Service ergänzt die Buchhaltung des beauftragten Beraters; Umfang und Verantwortung werden vor der Bearbeitung festgelegt.

    Illustratives Prüfbeispiel

    Illustratives Prüfbeispiel

    Eine Sammelabrechnung enthält Lieferungen, Retouren und eine spätere Gutschrift. Wir ordnen die betroffenen Belege zeitlich und fachlich zu und kennzeichnen offene Positionen. Die Kanzlei erhält eine nachvollziehbare Übergabe; die steuerliche Behandlung wird dort entschieden.

      Beleg- und Transaktionslandkarte

      Beleg- und Transaktionslandkarte

      Zu Beginn werden Systeme, Belegarten, Zahlungswege, Schnittstellen und Verantwortliche der Apotheke vollständig erfasst.

      • Warenwirtschaft, Kasse, Rezeptabrechnung und Bank
      • Haupt- und Spezialgroßhandel, Direktlieferanten und Dienstleister
      • Belegfluss, Freigaben, Ablage und fehlende Nachweise
      • Kanzleivorgaben und eindeutige Zuständigkeiten
      Großhandelsrechnungen und Gutschriften

      Großhandelsrechnungen und Gutschriften

      Rechnungen, Sammelabrechnungen und nachgelagerte Vergütungen werden auf Vollständigkeit und wirtschaftlichen Bezug plausibilisiert.

      • Rabatte, Skonto, Boni, Gebühren und Belastungen
      • Retouren-, Verfall- und Reklamationsgutschriften
      • HSA, KSA, Kontingente und Sonderkonditionen
      • Klärungsliste mit Beleg- und Lieferantenbezug
      Rezeptabrechnung und Zahlungsströme

      Rezeptabrechnung und Zahlungsströme

      Zeitversetzte Forderungen und Zahlungen aus der Rezeptabrechnung werden mit Abgabe, Abrechnungsperiode und Bankbewegung verbunden.

      • GKV-, PKV- und sonstige Abrechnungswege
      • Hochpreiser und besondere Vorfinanzierung
      • Retaxationen, Kürzungen und Nachzahlungen
      • Abstimmung offener oder unplausibler Positionen
      Kasse, nonRx und Zahlungsarten

      Kasse, nonRx und Zahlungsarten

      Kassenabschlüsse und Zahlungsarten werden strukturiert mit Warenwirtschaft und Bank abgestimmt, ohne die Buchungsentscheidung der Kanzlei vorwegzunehmen.

      • Bar, Karte, Gutscheine und sonstige Zahlarten
      • OTC, Freiwahl und weitere Erlösbereiche
      • Storno, Rabatt und Differenzfälle
      • Monatliche Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrolle
      Warenlager, Hochpreiser und Direktbezug

      Warenlager, Hochpreiser und Direktbezug

      Bestand und Einkaufszeitpunkt beeinflussen Ergebnis und Liquidität einer Apotheke besonders stark. Relevante Bewegungen werden für die Kanzlei transparent gemacht.

      • Bestandsveränderung, Reichweite und Kapitalbindung
      • Hochpreiser separat kennzeichnen
      • Direkteinkauf, Konsignation und Retouren
      • Verfall, Abschriften und dokumentierte Sonderfälle
      Schnittstellen und Datenqualität

      Schnittstellen und Datenqualität

      Exporte und Übergaben werden vereinheitlicht, damit wiederkehrende Fehler früh erkennbar sind und Monatsprozesse stabil laufen.

      • Definierte Datenfelder und Periodenabgrenzung
      • Vollständigkeits-, Dubletten- und Plausibilitätschecks
      • Abweichung zwischen Beleg, Warenwirtschaft und Zahlung
      • Datenschutzgerechte Übergabe und dokumentierte Prüfspur
      Warenwirtschaft und Kanzleisystem abstimmen

      Warenwirtschaft und Kanzleisystem abstimmen

      Die digitale Übergabe wird am tatsächlich eingesetzten Warenwirtschafts- und Kanzleiprozess ausgerichtet. Feldbelegung, Belegreferenz, Kostenstelle und Zahlungszuordnung werden vor dem Regelbetrieb mit einem Pilotmonat geprüft.

      • Exportformat und Importweg, zum Beispiel für DATEV-Prozesse
      • Eindeutige Beleg-, Lieferanten- und Filialreferenzen
      • Abgleich von Wareneingang, Rechnung, Gutschrift und Zahlung
      • Pilotmonat mit Fehlerprotokoll und dokumentierter Abnahme
      Monatliches Kanzleipaket

      Monatliches Kanzleipaket

      Die Steuerkanzlei erhält zum vereinbarten Stichtag eine konsistente Arbeitsgrundlage mit offenen Punkten statt einer unstrukturierten Belegsammlung.

      • Beleg- und Datenpaket nach Kanzleivorgabe
      • Abstimmübersicht und priorisierte Klärungsliste
      • Apothekenspezifische Sachverhaltserläuterungen
      • Status, Verantwortlicher und Erledigungsnachweis

      FAQ

      Häufige Fragen

      Ist der Service eine Finanzbuchhaltung oder Steuerberatung?

      Nein. tiger.PHARMA strukturiert und plausibilisiert apothekenspezifische Daten und Belege. Buchungen, Kontierungsvorgaben, Steuerdeklarationen, Jahresabschlüsse und steuerliche Würdigungen bleiben bei der beauftragten Steuerkanzlei.

      Welche Belege werden typischerweise aufbereitet?

      Dazu gehören Großhandelsrechnungen und Gutschriften, Direktlieferanten, Rezeptabrechnungen, Kassenabschlüsse, Zahlungsdaten, Warenwirtschaftsexporte, Bestandsinformationen sowie Belege zu Retouren, Verfall und Hochpreisern.

      Kann nach dem Konten- und Prozessmodell unserer Kanzlei gearbeitet werden?

      Ja. Übergabeformat, Beleglogik, Fristen, Verantwortlichkeiten und Klärungsweg werden mit der Kanzlei abgestimmt. Die endgültige Kontierung und Buchungsentscheidung verbleiben bei ihr.

      Kann die Warenwirtschaft an einen DATEV-Prozess angebunden werden?

      Je nach eingesetztem System werden vorhandene Exporte oder Schnittstellen geprüft. Feldbelegung, Belegreferenzen, Filialzuordnung und Importweg werden mit der Kanzlei festgelegt und in einem Pilotmonat verifiziert.

      Wie werden Hochpreiser behandelt?

      Einkauf, Bestand, Abgabe, Rezeptabrechnung und Zahlung werden zeitlich und belegbezogen verbunden, weil Hochpreiser Umsatz, Wareneinsatz und Liquidität stark beeinflussen können.

      Unterstützt tiger.PHARMA mehrere Filialen oder Mandate?

      Ja. Prozesse können je Betriebsstätte standardisiert und für mehrere Mandate skaliert werden, sofern Berechtigungen, Datenschutz und Kanzleivorgaben eindeutig festgelegt sind.

      Welche Datenzugänge sind erforderlich?

      Nur die für den vereinbarten Zweck notwendigen Exporte und Belege. Direkte Systemzugänge sind nicht zwingend; Umfang, Übertragungsweg, Aufbewahrung und Löschung werden vorab geregelt.

      Wie schnell ist ein Monatsprozess etabliert?

      Das hängt von Systemen, Belegqualität und Schnittstellen ab. Nach einer Bestandsaufnahme werden Pilotmonat, Klärungsregeln und ein wiederholbarer Übergabetermin festgelegt.

      Kann der Service mit Rohertrags- und Liquiditätsanalysen kombiniert werden?

      Ja. Die aufbereiteten Daten sind eine gute Grundlage, um Wareneinsatz, Rohertrag, Bestand, Hochpreiser und Zahlungsströme fachlich zu erklären und in die Kanzleiberatung einzuordnen.