
Ihr Auftrag: Unterlagen und Prüfpunkte
Einkaufsdaten sind erst mit ihrem fachlichen Kontext aussagekräftig. Wir unterscheiden Rx, OTC, Hochpreiser, Gebühren, Retouren und Gutschriften und prüfen, ob die Vergleichsperioden zusammenpassen. Die Auswertung soll eine konkrete Frage des Apothekenmandats beantworten.
- Positionsdaten und vollständige Abrechnungen
- Konditionsvereinbarungen und Buchungszeiträume
- Fragestellung und gewünschte Auswertungstiefe

Vom Prüfergebnis zur Umsetzung
Die Analyse liefert zugeordnete Daten, erkennbare Abgrenzungen und fachliche Erläuterungen für die Kanzlei. Fehlende Belege und unsichere Zuordnungen werden ausgewiesen statt durch geschätzte Werte verdeckt.
Beratung für Apotheken zu Einkauf, Lieferengpässen, digitalem QMS, Liquidität, Standort sowie Kauf und Verkauf – durch erfahrene Apotheker. Apothekenberatung | Beratung für Apotheken →

Illustratives Prüfbeispiel
Eine Kanzlei fragt nach einer Veränderung des Wareneinsatzes. Wir prüfen, ob Vergleichszeiträume, Nachbelastungen, Retouren und Gutschriften vollständig enthalten sind. Erst dann werden Effekte aus Kondition und Sortiment eingeordnet. Die fachliche Erläuterung bleibt mit den zugrunde liegenden Belegen verbunden.

Vom Finanzbericht zur operativen Einkaufsursache
Die Analyse verbindet BWA- und Abschlusspositionen mit den realen Einkaufsprozessen der Apotheke. So wird sichtbar, welche operative Entwicklung hinter einer Rohertrags- oder Liquiditätsabweichung steht.
- Wareneinsatz und Rohertrag mit Einkaufsdaten plausibilisieren
- Zeitraum-, Buchungs- und Bestandsverschiebungen einordnen
- Rx, nonRx, Hochpreiser und Sondergeschäft getrennt betrachten
- Einmaleffekte und strukturelle Entwicklungen unterscheiden
- Konkrete Rückfragen für Mandant und Buchhaltung ableiten

Datenaufnahme und pharmazeutische Plausibilisierung
Warenwirtschaft, Großhandelsunterlagen und Finanzdaten werden auf eine konsistente Betrachtungslogik gebracht. Produkt- und Lieferantenbesonderheiten werden pharmazeutisch eingeordnet.
- Artikel-, PZN-, Lieferanten- und Warengruppendaten
- Einkaufsrechnungen, Gutschriften und Konditionsabrechnungen
- Bestand, Absatz, Retouren, Verfall und Abschriften
- Zahlungsziele, Skonto, Gebühren und Sonderbelastungen
- Datenlücken, Dubletten und ungewöhnliche Zuordnungen dokumentieren

Großhandelskonditionen und Net-Net-Einkauf
Nominelle Rabatte werden in den tatsächlich realisierten Euro-Effekt überführt. Dadurch lassen sich Lieferanten und Vertragsmodelle sachgerecht vergleichen.
- Rabatt, Skonto, Bonus, Gebühren und Zahlungsziel
- Rx- und nonRx-Konditionen getrennt auswerten
- Hochpreiser, Minderspannen- und Kontingentartikel berücksichtigen
- Haupt-, Neben- und Spezialgroßhandel vergleichen
- Net-Net-Ertrag je Lieferant und Sortiment sichtbar machen

Rx, nonRx und Hochpreiser differenziert analysieren
Unterschiedliche Sortimentsgruppen wirken verschieden auf Rohertrag, Liquidität und Risiko. Eine Gesamtquote ohne Segmentierung kann wesentliche Ursachen verdecken.
- Rx-Wareneinsatz und regulierte Preisbestandteile
- nonRx-Einkauf, Aktionen und tatsächlicher Abverkauf
- Hochpreiser mit Abrechnungs- und Zahlungszeitpunkt
- Direktbezug, Spezialsortimente und Herstellerangebote
- Retourenfähigkeit, Verfall und Zusatzaufwand je Segment

Warenlager und Working Capital der Apotheke
Bestandsaufbau bindet Liquidität, ohne sofort als Ergebnisproblem sichtbar zu werden. Reichweite, Drehung und Verwertbarkeit werden deshalb mit Einkaufs- und Zahlungsdaten verbunden.
- Lagerreichweite und Kapitalbindung
- Langsamdreher, Überbestand und Verfall
- Hochpreiser und saisonale Bevorratung
- Retouren, Gutschriften und offene Ansprüche
- Mindestbestand, Servicegrad und Versorgungssicherheit

Rohertrag und Liquiditätswirkung
Die Analyse trennt Ergebniswirkung und Zahlungswirkung. So kann der Steuerberater BWA, Cashflow und Working Capital mit einer fachlich belastbaren Einkaufslogik verbinden.
- Wareneinsatz- und Rohertragsbrücke
- Großhandelsfälligkeit und Zahlungseingang
- Skontoertrag gegen Finanzierung und Reserve
- Hochpreiser-Finanzierungslücke
- Szenarien für Bestand, Kondition und Zahlungsziel

Auffälligkeiten, Fehler und Kontrollfelder
Regelbasierte Prüfungen zeigen Positionen, die einer fachlichen oder buchhalterischen Klärung bedürfen, ohne aus einer Auffälligkeit vorschnell einen Fehler abzuleiten.
- Preis-, Mengen- und Konditionsabweichungen
- Fehlende Gutschriften oder ungewöhnliche Gebühren
- Doppelte, verspätete oder unplausible Buchungen
- Abweichung zwischen Rechnung, Warenwirtschaft und Bestand
- Priorisierte Klärungsliste mit Belegbezug und Verantwortlichem

Benchmarking für Apothekenmandate
Vergleiche werden nur mit passender Struktur, Zeitraum und Definition verwendet. Ziel ist ein realistischer Korridor und keine pauschale Rangliste.
- Rohertrag und Wareneinsatz nach Segment
- Bestandsreichweite und Kapitalbindung
- Konditions- und Lieferantenstruktur
- Hochpreiser-, Rx- und nonRx-Anteil
- Prozess- und Datenqualität
- Median, Bandbreite, Datenstand und Vergleichbarkeit offenlegen

Mandantenreport und gemeinsame Umsetzung
Der Steuerberater erhält eine kompakte, nachvollziehbare Entscheidungsunterlage. Maßnahmen werden mit Apothekeninhaber, Steuerkanzlei und gegebenenfalls Großhandel in klaren Rollen abgestimmt.
- Executive Summary für Kanzlei und Mandant
- Kennzahlen-, Abweichungs- und Ursachenbericht
- Belegliste und dokumentierte Prüfspur
- Priorisierte Maßnahmen mit Euro- und Liquiditätswirkung
- Quartals- oder Monatsreview als laufender Service
- Vorbereitung von Mandanten-, Bank- und Großhandelsgesprächen

Datenübergabe für den Analyse-Start
Vor Beginn werden Betrachtungszeitraum, Apothekenstruktur, Datenquellen, Kontenlogik und Verantwortlichkeiten gemeinsam mit der Kanzlei abgegrenzt. Fehlende oder nicht vergleichbare Felder bleiben sichtbar und werden nicht durch unbelegte Annahmen ersetzt.
- BWA und Summen-/Saldenliste mit Periodenbezug
- Einkaufsrechnungen, Gutschriften und Konditionsnachweise
- PZN-, Absatz-, Bestands- und Retourendaten aus der Warenwirtschaft
- Zahlungsziele, Hochpreiser und bekannte Sondereffekte
- Datenschutz, Übertragungsweg und Löschzeitpunkt festlegen